Ochrana
osobních údajů.

1. Kdo za zpracování odpovídá

Správcem osobních údajů pro vlastní komunikaci, smluvní vztahy a související agendu je FIDIA Účetní a.s., IČO 24719358.

Kancelář a kontaktní adresa: Sluneční nám. 2583/11, 158 00 Praha 5.
Email: info@fidiaucetni.cz
Telefon: +420 222 999 980.

Na těchto kontaktech se můžete ptát na zpracování osobních údajů nebo uplatnit svá práva.

Při vedení účetnictví či mezd pro klienta můžeme zpracovávat osobní údaje jeho zaměstnanců, zákazníků nebo obchodních partnerů jako zpracovatel. V takovém případě je správcem zpravidla klient. S údaji nakládáme podle jeho pokynů, sjednaného rozsahu služeb a pravidel ochrany osobních údajů.

2. Jak funguje web a kontaktní formulář

Web běží na WordPressu a používá lokálně uložená písma. Přihlášení do administrace může vyžadovat technické cookies. Rozsah dalších cookies a externích služeb závisí na skutečně aktivních pluginech a nastavení hostingu; jejich provozovatel musí uvést odpovídající informace a případně nabídnout volbu souhlasu.

Kontaktní formulář odesílá poptávku na server webu. Zpracujeme jméno nebo název firmy, e-mail, zvolené služby a případně telefon, počet zaměstnanců a popis situace. Poptávku předáváme prostřednictvím nastavené e-mailové služby do firemní schránky. Funkce FIDIA nevytváří samostatnou databázi poptávek; zpráva se uchovává ve firemní poště podle účelu a pravidel níže. Pro omezení zneužití formuláře se dočasně používá omezení počtu požadavků, které neukládá obsah zprávy.

Po doručení zprávy zpracováváme údaje, které jste nám poslali, abychom mohli odpovědět a vyřídit požadovanou poptávku. Poskytnutí kontaktních údajů je dobrovolné; bez způsobu, jak vás kontaktovat, vám nemůžeme odpovědět. Samotné vyplnění formuláře ani odeslání poptávky není udělením souhlasu s marketingem.

Doručení webové stránky a emailu vyžaduje technické zpracování údajů o spojení, například IP adresy. Tyto údaje slouží ke zpřístupnění a bezpečnému provozu použitých služeb. Technické údaje mohou v nezbytném rozsahu zpracovávat poskytovatelé hostingu a komunikační infrastruktury podle nastavení provozované služby. Výše uvedený popis funkcí stránky není tvrzením, že hosting nebo váš poskytovatel emailu nevytváří provozní či bezpečnostní záznamy.

Při použití odkazu na jinou službu se zpracování u jejího provozovatele řídí pravidly této služby.

3. Jaké údaje zpracováváme

Rozsah údajů odpovídá účelu komunikace nebo poskytované služby. Může zahrnovat zejména:

• identifikační údaje, například jméno, příjmení, titul a údaje o firmě, za kterou jednáte;
• kontaktní údaje, zejména emailovou adresu, telefonní číslo a kontaktní adresu;
• obsah vaší poptávky, navazující komunikaci a dokumenty, které nám předáte;
• smluvní, fakturační a platební údaje, včetně čísla účtu, pokud jsou potřebné pro spolupráci;
• údaje v účetních, daňových a mzdových podkladech v rozsahu nezbytném pro sjednanou službu.

Údaje získáváme především z komunikace s vámi, ze smluv a z podkladů předaných pro poskytování služeb. U klientské účetní a mzdové agendy nám podklady poskytuje příslušný klient.

Pro vlastní provoz zpracováváme také údaje dodavatelů v rámci smluvních vztahů a účetnictví a údaje vlastních zaměstnanců související s pracovněprávními vztahy. Rozsah těchto údajů vychází z příslušného vztahu a právních povinností.

4. Proč údaje potřebujeme a na jakém základě

• Technický provoz webu: nezbytné technické zpracování slouží ke zpřístupnění a zabezpečení stránky. V rozsahu, v němž jej zajišťujeme jako správce, vychází z oprávněného zájmu na funkčním a bezpečném provozu webu.
• Vyřízení poptávky a jednání o spolupráci: údaje potřebujeme pro kroky před uzavřením smlouvy, které provádíme na vaši žádost, a následně pro uzavření a plnění smlouvy. Pokud jednáte jako kontaktní osoba za jinou firmu nebo nám posíláte běžný dotaz, základem může být náš oprávněný zájem na řádné obchodní komunikaci.
• Poskytování sjednaných služeb: údaje zpracováváme pro plnění smluvních závazků. Pokud zpracováváme osobní údaje jménem klienta, postupujeme v roli zpracovatele podle jeho pokynů a sjednaných podmínek; právní základ příslušného zpracování stanovuje klient jako správce.
• Vlastní účetnictví, daňová a pracovněprávní agenda: zpracování probíhá v rozsahu potřebném pro splnění právních povinností, případně pro plnění příslušného smluvního vztahu.
• Ochrana práv a oprávněných nároků: potřebné údaje lze zpracovávat na základě oprávněného zájmu na určení, uplatnění nebo obhajobě právních nároků.
• Samostatně udělený souhlas: jestliže je pro konkrétní dobrovolné zpracování potřeba souhlas, sdělíme vám jeho účel a rozsah při jeho získávání. Souhlas můžete kdykoliv odvolat.

Právní základy odpovídají zejména čl. 6 odst. 1 písm. a), b), c) a f) obecného nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR). Pro odpověď na běžnou poptávku nevyžadujeme obecný souhlas se zpracováním údajů.

Údaje potřebné pro smluvní vztah nebo požadované právními předpisy je nutné poskytnout v odpovídajícím rozsahu. Bez nich nemusí být možné smlouvu uzavřít nebo požadovanou službu řádně poskytnout.

5. Kdo může mít k údajům přístup

K údajům mají přístup pověřené osoby v rozsahu potřebném pro jejich práci. Při zajištění služeb a provozu mohou údaje v nezbytném rozsahu zpracovávat také naši spolupracovníci a dodavatelé, například poskytovatelé IT a účetních systémů, emailových služeb nebo hostingu. Jejich zapojení se řídí odpovídajícími smluvními podmínkami a pravidly ochrany osobních údajů.

Údaje můžeme předat příslušným orgánům nebo jiným oprávněným příjemcům, pokud to vyžaduje právní předpis nebo jiný platný právní důvod. Při zpracování údajů jménem klienta postupujeme rovněž podle jeho oprávněných pokynů.

Při případném předávání údajů mimo Evropský hospodářský prostor vám informace o konkrétním předání a použitých zákonných zárukách poskytneme před zahájením příslušného zpracování. Doplňující informace o příjemcích vašich údajů můžete získat na uvedeném kontaktním emailu.

6. Jak údaje chráníme

Osobní údaje mohou být zpracovávány manuálně i v elektronických informačních systémech, zejména v evidenci klientů a dodavatelů, v účetních a pracovněprávních spisech a v podkladech souvisejících s poskytovanými službami.

Ochranu údajů zajišťujeme přiměřenými technickými a organizačními opatřeními, která odpovídají povaze údajů a rizikům zpracování. Přístup k osobním údajům a podkladům omezujeme na osoby, které je potřebují pro oprávněný účel.

Zaměstnanci a spolupracovníci, kteří mají k osobním údajům přístup, jsou povinni zachovávat mlčenlivost o údajích i o bezpečnostních opatřeních. Povinnost mlčenlivosti trvá i po skončení příslušného vztahu.

Funkce této webové stránky neprovádějí profilování ani automatizované rozhodování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky.

7. Jak dlouho údaje uchováváme

Údaje uchováváme po dobu nezbytnou pro účel, pro který byly získány. U poptávky jde o dobu potřebnou k jejímu vyřízení a souvisejícímu jednání. Při uzavření smlouvy se doba uchování řídí trváním a plněním smluvního vztahu, navazujícími právními povinnostmi a případnou potřebou chránit právní nároky.

U technických údajů je rozhodující doba nezbytná k doručení stránky a zajištění provozu a bezpečnosti příslušné služby. Konkrétní technické záznamy a jejich uchování závisí na nastavení skutečně používané infrastruktury.

Účetní, daňové a pracovněprávní dokumenty uchováváme po dobu stanovenou příslušnými právními předpisy. Délka závisí na druhu dokumentu a konkrétní povinnosti; pro všechny údaje proto neplatí jedna společná lhůta.

Údaje zpracovávané jménem klienta uchováváme podle sjednaných podmínek a pokynů klienta, s přihlédnutím k případným právním povinnostem. Pokud by konkrétní zpracování vycházelo pouze z vašeho souhlasu, skončí nejpozději po jeho odvolání, pokud pro další zpracování neexistuje jiný právní důvod.

Po skončení příslušného účelu a doby uchování údaje odstraníme nebo anonymizujeme; klientské podklady mohou být podle sjednaných podmínek také vráceny klientovi. O konkrétní době nebo kritériích uchování údajů vztahujících se k vám se můžete informovat na kontaktním emailu.

8. Jaká máte práva

Za podmínek stanovených GDPR můžete uplatnit tato práva:

• Přístup: získat potvrzení, zda zpracováváme vaše osobní údaje, informace o jejich zpracování a kopii údajů.
• Oprava: požadovat opravu nepřesných údajů a doplnění neúplných údajů.
• Výmaz: požadovat odstranění údajů, pokud jsou splněny zákonné podmínky. Výmaz se neuplatní například v rozsahu, v němž je uchování nutné ke splnění právní povinnosti nebo pro určení, uplatnění či obhajobu právních nároků.
• Omezení zpracování: žádat omezení používání údajů v případech stanovených GDPR, například při sporu o jejich přesnost nebo při splnění podmínek po podání námitky.
• Přenositelnost: získat údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném a běžně používaném strojově čitelném formátu nebo žádat jejich předání jinému správci, pokud se zpracování provádí automatizovaně a je založeno na souhlasu nebo smlouvě.
• Námitka: vznést z důvodů týkajících se vaší konkrétní situace námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Námitku posoudíme podle podmínek GDPR. Proti případnému zpracování pro přímý marketing můžete vznést námitku kdykoliv.
• Odvolání souhlasu: pokud se konkrétní zpracování opírá o souhlas, můžete jej kdykoliv odvolat. Tím není dotčena zákonnost zpracování před jeho odvoláním.
• Ochrana před automatizovaným rozhodováním: za podmínek GDPR nebýt předmětem rozhodnutí založeného výhradně na automatizovaném zpracování s právními nebo obdobně významnými účinky.

Máte rovněž právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů. Předchozí kontaktování FIDIA není podmínkou podání stížnosti.

9. Jak vyřídíme vaši žádost

Svá práva můžete uplatnit na emailu info@fidiaucetni.cz nebo prostřednictvím uvedené kontaktní adresy. Při důvodných pochybnostech o totožnosti můžeme požádat o informace nezbytné k jejímu ověření.

Informace o opatřeních přijatých na základě vaší žádosti vám poskytneme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti. S ohledem na složitost nebo počet žádostí lze tuto lhůtu prodloužit až o další dva měsíce; o prodloužení a jeho důvodech vás informujeme během prvního měsíce.

Vyřízení je zpravidla bezplatné. U zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí lze za podmínek GDPR požadovat přiměřený poplatek nebo žádost odmítnout. Pokud žádosti nevyhovíme, sdělíme důvody a informace o možnostech další ochrany.

Pokud se žádost týká údajů, které zpracováváme jménem klienta, postupujeme ve spolupráci s příslušným správcem tak, aby mohla být vaše práva řádně uplatněna.